Setup một quầy lễ tân có những gì?

Quầy lễ tân là điểm dừng đầu tiên và thường xuyên nhất của khách lưu trú khi sử dụng dịch vụ khách sạn. Khách sạn bạn sắp mở cửa kinh doanh và đang cần setup mọi thứ? Bạn không biết setup một quầy lễ tân có những gì? Đó chính là list danh sách những món đồ cần có được liệt kê sau đây.

Setup một quầy lễ tân có những gì?

Quầy lễ tân hoạt động 24/24h để phục vụ khách, bao gồm thực hiện thủ tục check-in - thanh toán - check-out - thu đổi ngoại tệ - bán dịch vụ - và giải đáp thắc mắc, xử lý phàn nàn, hỗ trợ phục vụ mọi vấn đề liên quan đến khách lưu trú của khách sạn. Do đó, việc bố trí một quầy lễ tân đạt chuẩn và đầy đủ tiện nghi là vô cùng cần thiết, bao gồm trang thiết bị, dụng cụ, đồ bổ sung... đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên lễ tân hoàn thành công việc mỗi ca.

Vậy setup một quầy lễ tân có những gì?

+) Trên mặt quầy lễ tân

Thường có:

- Biển tên reception. Một số mẫu quầy lễ tân đẹp sẽ đặt in nổi từ reception trên mặt ngoài của quầy hoặc treo trên cao ngay trên mặt quầy

- Giá xếp đựng các tập gấp, tờ rơi về thông tin khách sạn, thông tin du lịch tại địa phương, bản đồ du lịch của địa phương, tour tuyến...

- Card khách sạn bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ và các dịch vụ nổi bật

- Bảng niêm yết giá phòng, giá thuê/ sử dụng dịch vụ có trả phí

- Bút cố định để khách điền thông tin hoặc mượn sử dụng khi cần

- Lọ hoa và bình hoa tươi để trang trí

+) Trang thiết bị trên bàn làm việc của lễ tân

Bắt buộc phải có:

- Máy tính bàn hoặc laptop nối mạng internet có cài đặt phần mềm quản lý khách sạn tương ứng

- Máy in để in các biểu mẫu liên quan

- Máy POS để cà thẻ tín dụng của khách khi cần thanh toán phí dịch vụ

- Điện thoại bàn, số lượng 1-2 cái dùng liên lạc giữa các bộ phận, với khách trong và ngoài khách sạn

- Máy đếm tiền, soi tiền thật giả

- Máy tính để tính toán các phép tính cơ bản liên quan đến tiền

- Đồng hồ để theo dõi thời gian, phục vụ cho nhiệm vụ báo thức khách

- Két an toàn cất giữ tiền và tài sản có giá trị của khách

+) Các vật dụng, đồ dùng phía trong quầy lễ tân

Các vật dụng, đồ dùng này sẽ phục vụ cho việc thực hiện công việc tương ứng theo bản mô tả nhiệm vụ của lễ tân, thường có:

- Giá/ Bì đựng hồ sơ đặt phòng của khách

- Bì đựng khóa phòng, phiếu ăn sáng

- Giá đựng khóa phòng là thẻ từ, giá treo chìa khóa phòng

- Giá đựng thông tin khách như hộ chiếu, cmnd... được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái là tên khách và số phòng

- Tủ đựng các loại sổ sách, biểu mẫu liên quan như sổ giao ca, sổ giao nhận tài sản...

- Khay đựng hóa đơn, chứng từ thanh toán liên quan

- Giá đựng các loại giấy tờ liên quan như: sơ đồ phòng, phiếu đặt phòng, phiếu đăng ký khách sạn...

- Sổ tay nhân viên và bút viết để ghi chép

- Các vật dụng, món đồ liên quan khác.

Tiêu chuẩn trang thiết bị, đồ dùng khi setup một quầy lễ tân khách sạn

Các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng cần để setup một quầy lễ tân vừa được nêu trên đây cần đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng - tính an toàn - thẩm mỹ, đồng bộ. Cụ thể:

+) Về chất lượng

- Mọi trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng tại quầy lễ tân cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi setup và ở đầu mỗi ca làm việc, đảm bảo tất cả đều hoạt động tốt và đúng chức năng sử dụng, không hư hỏng hay gặp sự cố khiến các thao tác làm việc của lễ tân bị ảnh hưởng, thậm chí đình trệ, tạm ngưng giữa chừng vì không thể khắc phục ngay, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của khách sạn - sự hài lòng của khách thuê.

+) Về tính an toàn

Tương tự như yếu tố chất lượng, yêu cầu đảm bảo an toàn tài sản và tính mạng là điều tiên quyết trong lao động. Do đó, các trang thiết bị, vật dụng dùng setup quầy lễ tân cũng cần được kiểm tra để đảm bảo tính an toàn, kịp thời phát hiện sự cố để xử lý, sửa chữa, nhất là các trang thiết bị điện rất có thể bị cháy nổ, chập điện hay đồ dùng bằng thủy tinh bể vỡ, đồ sắt nhọn... tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn. Ngoài ra, các thiết bị đựng thông tin, tài sản cũng cần đảm bảo mức độ an ninh, an toàn, tránh tình trạng mất cắp, thất lạc hay lộ thông tin bảo mật của cả khách sạn và khách thuê.

+) Về tính thẩm mỹ, đồng bộ

Đây là điều chắc chắn cần lưu tâm đến khi setup một quầy lễ tân đẹp và đúng quy cách, tiêu chuẩn và phong cách mà khách sạn muốn hướng đến. Ngoài ra, cũng cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề vệ sinh, khu vực bố trí, kiểu sắp xếp... để tạo sự hài hòa, đồng bộ, vừa mắt nhìn.

Mọi trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng dungf setup quầy lễ tân cần đảm bảo tính đồng bộ, chất lượng và an toàn

Với list danh sách các trang thiết bị, đồ dùng, vật dụng cần có khi setup một quầy lễ tân được Hotelmart.vn liệt kê trên đây, kết hợp với tiêu chuẩn lựa chọn, lắp đặt chi tiết - hy vọng sẽ là thông tin hữu ích, giúp bạn trả lời được câu hỏi “Setup một quầy lễ tân có những gì?” Ngoài ra, cũng cần lưu ý khi mua quầy lễ tân với kích thước, chất liệu, hình dáng... phù hợp nhất trước khi tiến hành khâu setup nhé.

Hồng Thy